Chi phí làm web app và phần mềm nội bộ gồm những khoản nào

"Làm cái phần mềm này hết bao nhiêu?" là câu đầu tiên hầu như ai cũng hỏi, và câu trả lời "tùy yêu cầu" là câu khiến người hỏi bực nhất. Nó đúng, nhưng không giúp bạn lập được ngân sách. Thay vì đưa một con số vô nghĩa, bài này đi theo những câu hỏi mà doanh nghiệp thật sự đặt ra khi chuẩn bị xin báo giá. Ở đây không có con số cụ thể, vì giá chỉ có nghĩa khi gắn với phạm vi của một dự án.

Web app khác gì website giới thiệu?

Website giới thiệu để khách đọc thông tin. Web app có đăng nhập, dữ liệu riêng cho từng người và các quy trình xử lý như tạo đơn, duyệt, báo cáo, phân quyền. Ở doanh nghiệp, những thứ hay gặp là quản lý đơn hàng, khách hàng, kho, chấm công, báo giá và hợp đồng.

Vì mang logic nghiệp vụ riêng, phần lớn công sức nằm ở việc hiểu cách công ty bạn vận hành, chứ không ở chuyện màn hình đẹp hay xấu. Đó là lý do hai phần mềm nhìn na ná nhau có thể tốn công chênh nhau rất xa.

Báo giá tử tế phải tách ra những khoản nào?

Nếu chỉ thấy một dòng "lập trình phần mềm" thì hãy hỏi lại. Một dự án thường đi qua khảo sát và phân tích yêu cầu, thiết kế luồng thao tác và giao diện, lập trình cùng cơ sở dữ liệu, kiểm thử, triển khai và vận hành, tích hợp cùng chuyển dữ liệu cũ, và cuối cùng là đào tạo, hỗ trợ giai đoạn đầu.

Khảo sát đáng chú ý nhất, vì nó quyết định phần còn lại đúng hay sai. Hai khoản hay bị quên là tích hợp và chuyển dữ liệu cũ, thường chỉ lộ ra khi dự án đã chạy được nửa đường. Cách đọc từng hạng mục được bàn kỹ hơn trong bài checklist thuê ngoài làm website và phần mềm.

Điều gì làm chi phí lên xuống nhiều nhất?

Số vai trò người dùng đứng đầu. Một vai trò khác hẳn năm vai trò, vì mỗi vai trò thấy và làm được những việc khác nhau, và từng khác biệt đều phải thiết kế rồi kiểm thử. Số quy trình và màn hình đứng ngay sau, nhất là khi mỗi quy trình có nhiều trạng thái và ngoại lệ, như đơn bị trả lại hay phiếu bị từ chối giữa chừng.

Tích hợp bên ngoài cũng nặng ký: cổng thanh toán, hóa đơn điện tử, Zalo, email, đơn vị vận chuyển, phần mềm kế toán. Mỗi dịch vụ có tài liệu và giới hạn riêng nên mỗi cái là một khối việc. Báo cáo và xuất dữ liệu thường tốn hơn vẻ ngoài của chúng, nhất là báo cáo tùy chỉnh và biểu đồ.

Hai yếu tố còn lại hay bị đánh giá thấp. Dữ liệu cũ từ Excel hay hệ thống cũ cần làm sạch và đối chiếu, vì dữ liệu thật hiếm khi gọn như ta tưởng. Yêu cầu về hiệu năng và bảo mật, như số người dùng cùng lúc, sao lưu, nhật ký thao tác, mã hóa dữ liệu nhạy cảm, ảnh hưởng đến cách xây dựng từ đầu, không thêm vào sau cho nhanh được.

Có nên làm một lần cho xong?

Thường là không. Chia thành ba chặng giúp bạn thấy giá trị sớm. Chặng đầu chỉ làm phần quan trọng nhất, chẳng hạn tạo và theo dõi đơn hàng, cho một nhóm nhỏ dùng thật. Chặng hai thêm phân quyền, báo cáo, tích hợp khi bạn đã biết người dùng cần gì. Chặng ba mới tối ưu và tự động hóa những việc ngốn thời gian nhất.

Cách này tránh trả trước cho những chức năng rốt cuộc không ai dùng. Cái giá phải trả là doanh nghiệp cần một người chịu trách nhiệm về yêu cầu và phản hồi sau mỗi chặng. Thiếu người đó, chia giai đoạn chỉ làm dự án dài ra.

Sau khi bàn giao còn phải trả gì nữa?

Khá nhiều khoản chạy đều mà người ta chỉ nhận ra khi đã nhận phần mềm: hosting hoặc máy chủ, tên miền, chứng chỉ SSL, các dịch vụ bên thứ ba như SMS, email, lưu trữ tệp. Rồi bảo trì gồm sửa lỗi, cập nhật bảo mật, hỗ trợ người dùng, cộng với đào tạo nhân viên mới và thời gian của chính bạn để cung cấp thông tin, duyệt và kiểm thử.

Hãy hỏi thẳng: sau bàn giao, mỗi tháng và mỗi năm tôi trả những khoản nào, và các tài khoản đó đứng tên ai? Máy chủ, tên miền và mã nguồn nên thuộc về doanh nghiệp của bạn, và nên ghi rõ vào hợp đồng.

Tôi cần chuẩn bị gì để báo giá không lệch?

Hãy mô tả quy trình hiện tại từng bước, kể cả chỗ đang làm tay hoặc hay sai. Gửi kèm file Excel đang dùng, mẫu biểu, ảnh chụp phiếu hay báo cáo. Cho biết ai dùng, bao nhiêu người, dùng trên điện thoại hay máy tính. Tách việc bắt buộc ở bản đầu với việc để sau. Nếu đã có ngân sách hay mốc thời gian mong muốn, hãy nói sớm để bên thực hiện đề xuất cách chia giai đoạn.

Ví dụ thật càng nhiều thì báo giá càng sát. Nếu chưa viết nổi yêu cầu, một buổi khảo sát ngắn với đơn vị thực hiện thường hiệu quả hơn tự đoán.

Khi nào chỉ cần mua phần mềm có sẵn?

Khi quy trình của bạn khá chuẩn, như kế toán cơ bản hay bán hàng đơn giản, phần mềm có sẵn nhanh và gọn hơn. Làm riêng hợp lý khi quy trình chính là lợi thế của bạn, khi bản có sẵn phải sửa quá nhiều, hoặc khi bạn cần nối nhiều hệ thống theo cách riêng. Một đơn vị làm tốt sẽ nói thẳng khi giải pháp có sẵn hợp với bạn hơn. Với bài toán quản lý khách hàng, so sánh này được nói rõ trong bài CRM cho doanh nghiệp: dùng phần mềm có sẵn hay làm riêng.

Trước khi ký hợp đồng, tôi phải trả lời được gì?

Bản đầu gồm những chức năng nào và cái gì nằm ngoài. Mỗi giai đoạn bàn giao gì và nghiệm thu theo tiêu chí nào. Yêu cầu đổi giữa chừng thì ghi nhận và tính ra sao. Mã nguồn, dữ liệu, tài khoản thuộc về ai. Sau bàn giao ai sửa lỗi và theo điều kiện nào. Câu nào chưa trả lời được thì đó là chỗ cần hỏi thêm.

Muốn làm rõ phạm vi cho một yêu cầu cụ thể trước khi xin báo giá, bạn có thể trao đổi với F2C Labs. Phần dịch vụ phát triển web app và hệ thống quản trị mô tả cách chúng tôi làm việc, còn trang liên hệ nhận mô tả ngắn về nhu cầu của bạn.