Phần mềm quản lý nội bộ: nên số hóa quy trình nào trước

Thứ Hai, bảy giờ sáng. Một trưởng phòng mở Zalo và thấy ba đề nghị duyệt chi nằm lẫn giữa tin nhắn về lịch họp và một tấm ảnh chụp hóa đơn bị nghiêng. Ở phòng bên, một nhân viên đang tìm file Excel nghỉ phép "bản mới nhất", trong khi hai bản khác cùng tên vẫn nằm trong thư mục. Đây là tình huống quen thuộc ở nhiều doanh nghiệp đang dùng công cụ tạm cho việc nội bộ, và nó dẫn tới câu hỏi mà bài này muốn trả lời: nếu chỉ số hóa một thứ trước, nên là thứ nào?

Phần mềm quản lý nội bộ thật ra là gì

Đó là phần mềm phục vụ người bên trong doanh nghiệp, khác với website dành cho khách. Các nhóm chức năng hay gặp gồm hồ sơ nhân sự, chấm công và nghỉ phép, đề xuất và duyệt chi, quản lý tài sản và thiết bị, tiếp nhận yêu cầu hỗ trợ nội bộ, giao việc và theo dõi tiến độ, cùng báo cáo cho quản lý.

Không nơi nào cần tất cả. Điểm chung của chúng là đều có người đề xuất, người duyệt, trạng thái và lịch sử, tức là đều là quy trình có luồng. Nếu bạn thấy một việc đang đi qua nhiều người bằng tin nhắn và file đính kèm, nhiều khả năng đó là ứng viên.

Bốn bước để chọn thứ làm trước

1. Đếm tần suất. Việc xảy ra hằng ngày hoặc hằng tuần được lợi nhiều hơn việc vài lần một năm.
2. Đếm số người và số phòng ban đi qua. Việc chỉ hai người xử lý hiếm khi cần phần mềm, việc qua năm người và ba phòng thì rất dễ rơi giữa đường.
3. Hỏi hậu quả khi sai. Duyệt chi, hợp đồng, cấp quyền truy cập cần lưu vết rõ hơn việc đặt phòng họp.
4. Xem mức phụ thuộc vào giấy và chữ ký. Việc nào đang in, ký tay rồi chụp lại thường tiết kiệm nhiều nhất khi chuyển sang duyệt trực tuyến.

Chấm sơ bộ từng quy trình theo bốn bước này, một hai ứng viên sẽ nổi lên khá rõ. Chọn một cái, làm cho tốt, rồi mới làm cái tiếp theo. Với quy trình duyệt, bài quy trình phê duyệt online thay giấy tờ bằng web app đi sâu hơn vào cách thiết kế luồng.

Một lưu ý cho bước hai: đừng chỉ đếm số người trên giấy, hãy đếm số lần việc đó đổi tay thật sự. Một đề nghị mua hàng nhìn bề ngoài chỉ có ba người duyệt, nhưng nếu mỗi người lại hỏi thêm một bộ phận khác để xác nhận thì số lần đổi tay có thể gấp đôi. Chính những lần đổi tay vô hình này là nơi việc hay nằm chờ nhất, và cũng là nơi phần mềm cho thấy giá trị rõ nhất.

Hỏi người làm, không chỉ người quản lý

Trước khi nghĩ đến màn hình, hãy mô tả đúng cách mọi người đang làm. Người thực hiện biết những ngoại lệ mà sơ đồ chính thức không có. Ghi lại ai đề xuất, ai duyệt, duyệt theo điều kiện nào, khi nào bị từ chối, khi nào cần người thay thế và dữ liệu nào phải lưu.

Bỏ qua bước này, phần mềm sẽ chỉ chép lại sự lộn xộn cũ lên một màn hình mới. Có những quy trình nên được đơn giản hóa trước khi số hóa, ví dụ bỏ một cấp duyệt thực ra không kiểm soát được điều gì.

Công cụ có sẵn, nền tảng tự cấu hình hay làm riêng

Với việc đơn giản như xin nghỉ phép hay yêu cầu hỗ trợ, công cụ có sẵn hoặc nền tảng tự cấu hình biểu mẫu thường đủ dùng và nhanh nhất. Khi quy trình có nhiều điều kiện, nhiều cấp duyệt thay đổi theo giá trị hoặc phòng ban, hoặc cần nối với kế toán và nhân sự đang chạy, phần mềm làm riêng đỡ phải xoay xở hơn.

Một cách quyết định thực tế là thử công cụ đơn giản trước. Nếu sau vài tuần nhóm vẫn liên tục phải làm tay vì công cụ không hỗ trợ, bạn đã có bằng chứng cụ thể cho yêu cầu làm riêng. Yêu cầu dựa trên trải nghiệm thật bao giờ cũng rõ hơn yêu cầu đoán trước. Bài CRM cho doanh nghiệp: dùng phần mềm có sẵn hay làm riêng áp dụng cách nghĩ này cho một trường hợp cụ thể.

Dữ liệu nhân viên cần được canh giữ

Phần mềm nội bộ chứa dữ liệu nhạy cảm: thông tin cá nhân, lương thưởng, đánh giá, quyết định chi. Phân quyền theo vai trò cần có từ đầu để mỗi người chỉ thấy phần việc của mình và của người mình quản lý. Nhật ký thao tác cho biết ai đã xem, sửa, xuất dữ liệu nào, còn sao lưu định kỳ giúp phục hồi khi có sự cố.

Với dữ liệu cá nhân của nhân viên, hãy xem quy định hiện hành như Nghị định 13/2023/NĐ-CP và thống nhất rõ mục đích thu thập. Về kỹ thuật, OWASP ASVS là tài liệu tham khảo hữu ích cho các yêu cầu bảo mật của ứng dụng web.

Làm sao để nhân viên chịu dùng

Phần mềm nội bộ không có khách hàng bên ngoài tạo áp lực, nên việc dùng hay không phụ thuộc vào nội quy và sự thuận tiện. Hãy nói rõ từ ngày nào quy trình này chỉ được thực hiện qua hệ thống chứ không qua tin nhắn. Để hai cách song song quá lâu, hệ thống sẽ bị bỏ rơi.

Cho một nhóm nhỏ dùng thử, nghe họ vướng ở đâu rồi mới mở rộng. Giữ biểu mẫu càng ngắn càng tốt, vì mỗi trường thừa là một lý do để người ta quay lại Zalo. Chỉ định một người hỗ trợ trong những tuần đầu, và để quản lý dùng chính hệ thống trong các cuộc họp, vì dữ liệu mà không ai đọc thì không ai cập nhật.

Nhìn lại sau vài tuần

Sau khi chạy, hãy tự ghi lại vài con số của chính bạn: thời gian từ lúc gửi đến lúc duyệt xong, số yêu cầu thất lạc hoặc phải làm lại, và công sức dồn cho việc tổng hợp cuối kỳ. Dựa vào đó để quyết định có mở rộng sang quy trình kế tiếp hay chỉnh lại quy trình đầu. Con số của chính công ty bạn đáng tin hơn mọi mức trung bình lấy từ nơi khác.

Nếu bạn đã chọn được một quy trình và muốn có người cùng mô tả nó trước khi tính chuyện phần mềm, hãy gửi vài dòng qua trang liên hệ của F2C Labs. Phần dịch vụ phát triển web app và hệ thống quản trị cho biết cách chúng tôi làm việc.