Tích hợp phần mềm doanh nghiệp: kế toán, kho, thanh toán

Phần mềm nào cũng sống chung với những phần mềm khác, và chỗ hay hỏng nhất là chỗ chúng chạm vào nhau. Một đơn hàng lên hệ thống bán hàng nhưng kho không biết. Một khoản tiền về tài khoản nhưng kế toán vẫn ghi chưa thu. Cuối ngày có người ngồi chép số từ màn hình này sang màn hình kia, và sai sót nằm ngay trong những lần chép đó. Tích hợp sinh ra để thay chỗ ngồi của người chép.

Ba cách nối, mỗi cách một tính cách

Cách đơn giản nhất là trao đổi tệp. Hệ thống A xuất ra một tệp theo giờ cố định, hệ thống B đọc vào. Dễ kiểm tra, dễ hiểu, nhưng dữ liệu luôn chậm một nhịp và ai đó phải chắc chắn tệp đã được xuất đúng giờ.

Cách thứ hai là API. Hệ thống này mở sẵn một cửa để hệ thống khác gọi vào hỏi hoặc gửi dữ liệu bất cứ lúc nào. Dữ liệu gần như tức thời, đổi lại cần có người hiểu tài liệu kỹ thuật của bên kia và theo dõi khi họ đổi phiên bản.

Cách thứ ba là webhook, tức bên kia tự gõ cửa mình khi có việc, chẳng hạn một giao dịch vừa thành công. Nó hợp với những chuyện cần phản ứng ngay, và thường được dùng cùng với API chứ ít khi đứng một mình.

Những đường nối doanh nghiệp hay cần nhất

Thanh toán đứng đầu danh sách, vì hệ thống phải biết khoản tiền nào thuộc đơn nào để đổi trạng thái đúng. Kế đến là hóa đơn điện tử, nơi dữ liệu đơn hàng được chuyển cho nhà cung cấp hóa đơn. Rồi đến kế toán và kho, để doanh thu, tồn kho và công nợ không lệch nhau.

Còn một nhóm hay bị quên là thông báo và vận chuyển: email, SMS, Zalo cho khách, và đơn vị giao hàng để tạo vận đơn. Mỗi đường nối nên được tính như một hạng mục riêng khi lập kế hoạch, vì mỗi nhà cung cấp có tài liệu, giới hạn và điều kiện khác nhau. Phần cách tính hạng mục này có nói kỹ hơn trong bài chi phí làm web app và phần mềm nội bộ.

Năm bước để một kết nối không thành nỗi đau

1. Hỏi bên kia có cho kết nối không, bằng cách nào, ở gói nào. Có phần mềm chỉ mở API ở gói đắt hơn.
2. Chốt ai giữ tài khoản và khóa truy cập. Nhiều dự án đứng hình chỉ vì chờ một người cấp khóa.
3. Quyết định bản ghi nào là bản gốc khi hai nơi cùng cho sửa, ví dụ tên khách hàng.
4. Chạy thử trên môi trường thử, với dữ liệu thật đã che thông tin nhạy cảm.
5. Chạy thật với lượng nhỏ, so với cách làm cũ vài ngày rồi mới mở rộng.

Bước ba nghe vặt vãnh nhưng là bước quyết định hệ thống có bền không. Hai nơi cùng sửa một thứ mà không ai biết nơi nào đúng thì sớm muộn dữ liệu cũng rẽ đôi.

Có một điều ít ai nói trước: tích hợp hiếm khi tốn công ở lúc viết, mà tốn ở lúc hiểu. Hai hệ thống thường gọi cùng một thứ bằng hai tên, đo cùng một thứ bằng hai đơn vị, và có những trường hợp ngoại lệ mà chỉ người làm lâu năm mới nhớ. Một đơn hàng bị hủy một phần, một khách có hai mã số thuế, một khoản hoàn tiền đến sau đơn ba tuần. Hãy ngồi cùng người làm kế toán và người coi kho khoảng một buổi để liệt kê những trường hợp như vậy. Buổi đó thường tiết kiệm được nhiều ngày sửa lỗi về sau.

Hóa đơn điện tử cần tay người biết nghề

Phần mềm của bạn thường không tự phát hành hóa đơn. Nó gửi dữ liệu đơn hàng sang nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, và việc gửi này chịu quy định như Nghị định 123/2020/NĐ-CP cùng các văn bản hướng dẫn còn hiệu lực. Định dạng dữ liệu, thời điểm lập hóa đơn, cách xử lý hóa đơn điều chỉnh hay hủy đều nên được kế toán và nhà cung cấp xác nhận từ đầu.

Quy định về lĩnh vực này có thể đổi, nên đừng dựa vào trí nhớ của ai đó, kể cả của đội làm phần mềm. Kiểm tra văn bản đang có hiệu lực trước khi vận hành.

Mỗi đường nối là một cánh cửa

Khóa kết nối giống chìa khóa kho. Nó không nên nằm trong mã nguồn, không nên gửi qua tin nhắn, và mỗi khóa chỉ nên được cấp đúng quyền cho việc nó làm. Khi nghi ngờ lộ, phải thu hồi được ngay. Dữ liệu đi qua kết nối cần được mã hóa, và những lần gọi quan trọng nên được ghi nhật ký để truy lại khi có chuyện.

Nếu hệ thống của bạn mở API cho bên ngoài dùng, danh sách OWASP API Security Top 10 là tài liệu đáng đọc về các rủi ro hay gặp, như kiểm soát quyền sai chỗ hoặc trả về nhiều dữ liệu hơn mức cần.

Khi đường nối đứt giữa chừng

Nó sẽ đứt. Mạng chập chờn, nhà cung cấp bảo trì, một bản ghi gửi sai định dạng. Điều đáng hỏi không phải có đứt hay không mà là đứt rồi thì chuyện gì xảy ra. Một khoản thanh toán thành công nhưng thông báo bị mất thì hệ thống phải t��� kiểm tra lại được. Một yêu cầu bị gửi hai lần thì không được sinh ra hai đơn hàng.

Vì vậy nên có một màn hình đối soát cho người phụ trách: giao dịch nào đã khớp, giao dịch nào đang chờ, giao dịch nào cần xử lý tay. Với dữ liệu liên quan đến tiền, khả năng đối soát quan trọng ngang với khả năng tự động hóa.

Ghi lại để người sau khỏi đoán

Mỗi đường nối nên có một trang tài liệu ngắn: nó làm gì, dùng tài khoản nào, ai chịu trách nhiệm, lỗi thì xử lý ra sao. Khi người phụ trách đổi hoặc nhà cung cấp cập nhật, trang này giúp sửa nhanh và ít rủi ro. Nhiều doanh nghiệp chỉ nhận ra giá trị của nó vào ngày người duy nhất hiểu hệ thống nghỉ việc.

Cũng nên tính trước chuyện thay đổi. Nhà cung cấp có thể đổi phiên bản API, doanh nghiệp có thể đổi phần mềm kế toán sau hai ba năm. Nếu phần nối được tách riêng, đặt tên rõ và có tài liệu, việc thay một đầu nối sẽ là một công việc nhỏ. Nếu nó rải khắp nơi trong hệ thống, mỗi lần đổi sẽ giống một cuộc đại phẫu.

Nếu bạn đang cần nối phần mềm quản lý với kế toán, kho hay cổng thanh toán, hãy gửi cho F2C Labs danh sách những hệ thống đang dùng ở trang liên hệ. Đội ngũ sẽ cùng bạn đọc lại yêu cầu tích hợp. Phần dịch vụ phát triển web app và hệ thống quản trị mô tả cách chúng tôi làm việc.