ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ: bắt đầu từ đâu cho đúng

ERP nghe như một khối phần mềm khổng lồ dành cho tập đoàn, nhưng bản chất của nó khiêm tốn hơn: gom bán hàng, kho, mua hàng, kế toán và nhân sự về cùng một nguồn dữ liệu. Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, câu hỏi hiếm khi là có nên làm hay không. Câu hỏi đúng là làm theo thứ tự nào để dự án không nuốt hết thời gian của cả công ty. Bài này vẽ ra một lộ trình theo từng chặng, từ lúc nhận ra vấn đề đến lúc hệ thống chạy ổn định.

Chặng 0: nhận ra mình cần gì

Dấu hiệu quen nhất là cùng một con số nhưng mỗi phòng một kiểu. Kho báo tồn một số, kế toán ghi một số khác, kinh doanh hứa hàng theo số thứ ba. Nhân viên mất nhiều giờ mỗi tuần chép dữ liệu từ file này sang file kia, và mỗi lần chốt sổ lại có chênh lệch phải đi tìm.

Dấu hiệu thứ hai là chủ doanh nghiệp không có câu trả lời nhanh cho những câu cơ bản: tháng này bán được gì, còn hàng nào, khách nào đang nợ. Khi trả lời cần hỏi ba người và mở năm file, một hệ thống chung bắt đầu đáng tiền.

Một bài tập nhỏ giúp chặng này bớt mơ hồ: ghi lại trong một tuần những lần nhân viên phải hỏi người khác một con số mà lẽ ra hệ thống phải cho biết. Mỗi lần ghi một dòng, gồm câu hỏi, người được hỏi và thời gian mất. Hết tuần, bạn sẽ có một danh sách thực tế về nơi dữ liệu đang đứt đoạn, và danh sách đó đáng tin hơn bất kỳ buổi họp nào về chuyện "chúng ta cần gì". Nó cũng là tài liệu đầu vào rất tốt khi trao đổi với đơn vị thực hiện.

Chặng 1: chọn một chuỗi việc, không chọn một danh sách chức năng

Vẽ chuỗi đau nhất

Đừng mở danh sách tính năng rồi tích hết những gì trông hữu ích. Hãy chọn một chuỗi việc đang gây đau nhất, chẳng hạn từ lúc nhận đơn đến lúc xuất kho và xuất hóa đơn. Vẽ từng bước ra giấy: ai làm, dùng giấy tờ hay file nào, chỗ nào hay sai.

Phân biệt vấn đề cần phần mềm và vấn đề cần quy tắc

Nhìn sơ đồ, bạn sẽ thấy có bước cần phần mềm hỗ trợ và có bước chỉ cần thống nhất lại cách làm. Một quy trình lộn xộn đem số hóa sẽ chỉ lộn xộn nhanh hơn.

Chặng 2: chia mô-đun và chốt thứ tự

ERP thường có mô-đun bán hàng, mua hàng, kho, kế toán, sản xuất, nhân sự, báo cáo. Doanh nghiệp vừa và nhỏ hiếm khi cần hết một lúc. Trình tự hay gặp là bán hàng và kho trước, vì dữ liệu phát sinh nhiều nhất ở đó, rồi nối sang kế toán, sau cùng mới tới mua hàng, sản xuất hay nhân sự.

Để chọn mô-đun đầu tiên, hãy hỏi hai điều. Nó có cắt được một việc thủ công tốn nhiều giờ không? Dữ liệu của nó có là đầu vào cho các mô-đun khác không? Mô-đun nào trả lời "có" cho cả hai thường là điểm khởi đầu tốt.

Chặng 3: mua, làm riêng hay trộn

Mua sẵn

Phần mềm ERP có sẵn cho bạn mô-đun chuẩn hóa và chạy nhanh nếu quy trình gần với quy trình chuẩn.

Làm riêng

Làm riêng giúp phần mềm bám theo cách bạn làm việc, nhất là khi quy trình có nhiều điểm khác. Đổi lại bạn cần đầu tư vào yêu cầu và bảo trì.

Kết hợp

Hướng kết hợp là dùng sản phẩm có sẵn cho phần chuẩn như kế toán, và làm riêng phần đặc thù rồi nối hai bên. Cách này thường hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, vì kế toán chịu nhiều quy định và đã có sản phẩm trưởng thành, còn bán hàng, kho, báo giá lại hay có nét riêng. Khi nối với hóa đơn điện tử, hãy xác nhận với kế toán và nhà cung cấp rằng giải pháp đáp ứng quy định hiện hành, ví dụ Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn còn hiệu lực.

Chặng 4: dọn dữ liệu cũ trước ngày chạy thật

Danh mục sản phẩm trùng mã, khách hàng ghi tên mỗi nơi một kiểu, tồn kho đầu kỳ lệch với thực tế: gần như doanh nghiệp nào cũng có. Nhập nguyên trạng thì hệ thống mới thừa hưởng nguyên sai lệch của hệ thống cũ.

Hãy chốt một bộ danh mục chuẩn, kiểm kê kho trước khi nhập tồn đầu kỳ, và nhập thử một phần dữ liệu để kiểm tra. Việc này tốn công, nhưng thường quyết định phần mềm có được tin dùng ngay từ tuần đầu hay không.

Chặng 5: chạy thử nhỏ, chạy song song, rồi mở rộng

Thay vì chuyển cả công ty trong một ngày, hãy cho một nhóm nhỏ hoặc một chi nhánh chạy thật trước. Có thể chạy song song với cách cũ trong thời gian ngắn để đối chiếu số liệu. Sai lệch bắt được lúc này rẻ hơn nhiều so với lúc cả công ty đã chuyển.

Sau mỗi chặng, họp với người dùng thật: cái gì chạy tốt, cái gì vướng, rồi mới quyết định mở rộng. Cách này cũng giúp bạn chủ động hơn khi bàn với bên thực hiện về phạm vi từng giai đoạn. Phần chi phí của việc chia giai đoạn được giải thích trong bài chi phí làm web app và phần mềm nội bộ.

Chặng cuối, nhưng kh��ng kết thúc: con người

Phần mềm tốt vẫn thất bại nếu nhân viên không dùng. Cần một người đủ thẩm quyền quyết định quy trình, và những người dùng chính được tham gia từ lúc mô tả yêu cầu, không chỉ được đào tạo vào phút chót. Khi thấy hệ thống giúp mình bớt việc, họ sẽ tự giữ dữ liệu sạch.

Một điều nữa thường bị bỏ qua là thời gian của chính người trong doanh nghiệp: họ phải mô tả quy trình, duyệt mẫu biểu, thử hệ thống, và việc đó cần được tính vào lịch làm việc chứ không phải làm thêm sau giờ. Hãy thống nhất từ đầu ai chịu trách nhiệm khi có lỗi, ai sửa được danh mục, ai duyệt các giao dịch quan trọng. Phân quyền rõ vừa giúp kiểm soát, vừa tránh để một thay đổi nhỏ làm sai báo cáo của cả công ty. Phần khung cho việc này nằm trong bài phần mềm quản lý nội bộ nên số hóa quy trình nào trước.

Nếu bạn muốn dựng lộ trình tương tự cho doanh nghiệp của mình, hãy gửi mô tả quy trình hiện tại qua trang liên hệ, F2C Labs sẽ cùng bạn tách phạm vi và chia giai đoạn. Cách chúng tôi làm việc có trong phần dịch vụ phát triển web app và hệ thống quản trị.