Chuyển từ Excel sang web app: lộ trình theo từng giai đoạn

Không ai chuyển từ Excel sang web app vì Excel tệ. Excel là một trong những công cụ tốt nhất từng có cho công việc văn phòng, và phần lớn doanh nghiệp nhỏ đang vận hành nhờ nó. Vấn đề chỉ bắt đầu khi một file vốn được thiết kế cho một người ngồi tính toán bị biến thành cơ sở dữ liệu cho cả phòng ban cùng dùng. Lúc đó câu hỏi không phải là có nên bỏ Excel hay không, mà là chuyển cái gì, theo thứ tự nào, để công việc đang chạy không bị đảo lộn. Bài này vẽ ra một lộ trình theo từng giai đoạn, dành cho chủ doanh nghiệp và người phụ trách vận hành.

Dấu hiệu file Excel đã gánh đến mức cuối

Dấu hiệu dễ thấy nhất là cùng một file nhưng tồn tại nhiều bản. Bản nằm trong email, bản trong Zalo, bản trên máy của kế toán, và không ai chắc bản nào là mới nhất. Khi hai người cùng sửa một lúc, một người sẽ ghi đè lên công việc của người kia mà không hề hay biết.

Dấu hiệu thứ hai là số liệu sai mà không truy được nguồn. Một ô công thức bị sửa nhầm, một dòng bị xóa lúc copy, và cả báo cáo cuối tháng lệch đi. Excel không lưu lại ai đã đổi gì, nên mỗi lần sai là một lần ngồi đối chiếu từ đầu.

Hai dấu hiệu nữa thuộc về quyền và thiết bị. Ai có file là thấy hết mọi thứ trong đó, kể cả những sheet nhạy cảm như lương thưởng hay giá vốn. Và một file nặng công thức gần như không dùng được trên điện thoại, trong khi người ra quyết định lại hay xem số liệu đúng trên thiết bị đó. Khi hai ba dấu hiệu này là chuyện của mỗi tuần, file Excel đã hết khả năng gánh. Nhưng đó vẫn chưa phải lúc gọi ngay đơn vị làm phần mềm.

Giai đoạn 0: dọn dữ liệu ngay trong Excel

Giai đoạn đầu tiên không tốn tiền thuê ngoài, chỉ tốn kỷ luật. Toàn bộ công việc là gom dữ liệu về một file gốc duy nhất, lưu trữ riêng các bản cũ và tuyên bố rõ với mọi người rằng từ nay chỉ có một nơi được coi là đúng. Nghe đơn giản nhưng ở nhiều doanh nghiệp đây đã là một thay đổi lớn.

Tiếp đến là chuẩn hóa cách ghi. Mỗi cột chỉ chứa một loại dữ liệu, ngày tháng theo một định dạng, mã khách hàng và mã đơn hàng theo một quy ước duy nhất. Nên chỉ định một người sở hữu file, người có quyền quyết định khi có tranh luận về cách nhập.

Giai đoạn này trông có vẻ chậm nhưng thực ra là đoạn rẻ nhất của cả lộ trình, vì mọi hệ thống sau này sẽ nhập dữ liệu từ đây. Dữ liệu bẩn thì chuyển sang hệ thống nào cũng vẫn bẩn, chỉ là bẩn �� một nơi đắt tiền hơn. Một file sạch, nhất quán cũng là thứ giúp đơn vị làm phần mềm hiểu đúng cách doanh nghiệp vận hành ngay từ buổi đầu làm việc.

Giai đoạn 1: một web app cho đúng một quy trình

Khi dữ liệu đã gọn, hãy chọn một quy trình duy nhất để đưa lên web app, và nên là quy trình đang đau nhất. Cách chọn tương tự như khi cân nhắc nên số hóa quy trình nào trước: ưu tiên việc xảy ra hằng ngày, đi qua nhiều người, và có hậu quả khi sai. Đơn hàng, tồn kho hay công nợ là những ứng viên quen thuộc.

Một web app ở giai đoạn này chỉ cần vài thứ cốt lõi. Đăng nhập và phân quyền để mỗi người thấy đúng phần việc của mình. Nhập liệu qua form thay cho ô lưới tự do. Trạng thái và lịch sử thay đổi để biết ai đã làm gì, lúc nào. Và vài báo cáo cơ bản thay cho việc tổng hợp bằng tay cuối ngày.

Dữ liệu từ giai đoạn 0 được nhập vào làm nền ban đầu, còn Excel vẫn chạy song song cho những việc chưa chuyển. Phạm vi hẹp là cố ý, không phải thiếu tham vọng. Nó giúp người dùng làm quen dần, giúp sai sót còn sửa được, và giúp khoản đầu tư nằm trong tầm kiểm soát. Cách các khoản chi phí thường được tính cho một hệ thống như vậy có nói kỹ hơn trong bài chi phí làm web app và phần mềm nội bộ.

Giai đoạn 2: mở rộng và nối với các hệ thống khác

Khi quy trình đầu tiên đã chạy ổn định vài tháng, bước tiếp theo là mở rộng sang những quy trình lân cận dùng chung dữ liệu. Đơn hàng chạy tốt thì thêm kho, vì đơn nào cũng trừ kho. Kho ổn thì thêm công nợ, vì xuất hàng gắn với thu tiền. Nguyên tắc là đi theo dòng dữ liệu, không đi theo danh sách chức năng trông hấp dẫn.

Đây cũng là lúc câu chuyện tích hợp bắt đầu có nghĩa: nối với phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử hay cổng thanh toán để dữ liệu không phải nhập lại bằng tay. Mỗi đường nối là một hạng mục riêng cần tính kỹ, như đã phân tích trong bài về tích hợp phần mềm doanh nghiệp.

Một lợi ích ít được nói đến của lộ trình này là hệ thống lớn lên cùng với người dùng. Đến giai đoạn 2, nhân viên đã quen nhập liệu qua form, quản lý đã quen đọc báo cáo trên hệ thống, nên mỗi mảng mới thêm vào tiếp nhận nhanh hơn mảng trước rất nhiều.

Phần của lộ trình luôn thuộc về Excel

Đừng đặt mục tiêu xóa sạch Excel khỏi doanh nghiệp. Có một nhóm việc Excel làm tốt hơn bất kỳ hệ thống nào: phân tích một lần, tính thử vài phương án giá, dựng nhanh một bảng dự toán để bàn trong cuộc họp. Những việc này cần sự tự do của ô lưới, và ép chúng vào form nhập liệu chỉ làm người dùng bực mình.

Trạng thái ổn định của hầu hết doanh nghiệp là cả hai cùng tồn tại. Web app giữ dữ liệu vận hành, nơi nhiều người cùng làm việc và cần tin cậy. Excel là bàn nháp, nơi một người ngồi tính và thử. Khi ai đó đề xuất một dự án "thay thế toàn bộ Excel", hãy hỏi kỹ họ định thay cả phần bàn nháp đó bằng gì.

Bước đầu tiên thường chỉ là một buổi ngồi lại

Nếu đọc đến đây mà thấy doanh nghiệp mình đang ở đâu đó giữa giai đoạn 0 và 1, bước tiếp theo không phải là tìm đơn vị làm phần mềm ngay. Hãy dành một buổi ngồi lại với những người đang dùng file mỗi ngày, vẽ ra quy trình thật đang chạy, và xác định file nào đang vô tình đóng vai trò cơ sở dữ liệu của cả công ty. Chính file đó là ứng viên đầu tiên cho web app.

Khi đã rõ quy trình và dữ liệu, việc trao đổi với một đội kỹ thuật sẽ cụ thể hơn nhiều, và bản đề xuất nhận lại cũng sát thực tế hơn. Nếu cần một đơn vị cùng bàn về tính khả thi của một web app nội bộ theo lộ trình như trên, đội ngũ F2C Labs luôn sẵn sàng trao đổi qua trang liên hệ trên website.